Сколько стоят мелочи в кадровой работе?

Из опыта постоянно общения с работниками кадровых служб, анализа состояния соблюдения трудового законодательства и системы ведения кадрового делопроизводства на предприятиях можно сделать вывод о том, что одной из основных ошибок, допускаемых предприятиями в сфере трудовых правоотношений, является недостаточное внимание к вопросам надлежащего оформления обязательных процедур в случаях увольнения работников, в особенности, по инициативе администрации. Как правило, такие случаи наиболее критичны для обеих сторон трудовых отношений. Последствиями таких ошибок для предприятий могут быть административные и финансовые санкции, применяемые при обнаружении нарушений, или, что составляет более существенную угрозу, - судебные рассмотрения, поводом для которых становятся споры в случаях увольнений работников по различным причинам.

Такое положение можно объяснить тем, что, обращая внимание на правильное применение действующего законодательства, в первую очередь, на выполнение требований Кодекса Законов о труде Украины (далее - КЗоТ), мы иногда забываем, что на сегодняшний день отношения между наемными работниками и администрацией предприятия, а также требования государства к работодателям регулируются кроме КЗоТа Украины еще и целым рядом законодательных актов, положения которых должен знать и выполнять каждый кадровик.

Среди нормативных документов, на которые следует опираться в работе, работники отделов кадров обычно называют Кодекс законов о труде Украины (утвержденный 10.12.1971 г.), Законы Украины «Об оплате труда» (№ 108/95-ВР от 24.03.1995 г.), «Об отпусках» (№ 504/96-ВР от 15.11.1996 г.), «О коллективных договорах и соглашениях» (№ 3356-ХІІ от 01.07.1993 г.), Инструкцию о ведении трудовых книжек работников (№ 58 от 29.07.1993 г.). Почти никогда в этот список не попадает Закон Украины № 803-ХІІ от 01.03.1991 г. «О занятости населения», которым регулируются не только отношения между предприятиями и службой занятости, а также устанавливаются процедуры, выполнение которых является обязательным, например, при высвобождении работников по инициативе администрации. Кроме того, санкции за неисполнение положений именно этого закона во много раз более весомы, чем штрафы, которые применяются в случае нарушения требований законодательства о труде в соответствии с общеизвестными статьями 41-41³ Кодекса Украины об административным правонарушениях (от 07.12.1984 г.).

Ярко иллюстрирует приведенный тезис случай из практики одной из одесских компаний.

В марте 2000 года администрацией ООО «N» было принято решение о сокращении должности техника производственно-технического отдела, в связи с чем встал вопрос об увольнении по п.1 ст.40 КЗоТ работницы К., которая занимала данную должность. В соответствии с требованиями законодательства был издан приказ по предприятию о введении в действие с 01.06.2000 г. изменений к штатному расписанию, а именно, о сокращении должности техника. 31.03.2000 г., то есть за два месяца, работница К. была уведомлена о предстоящем сокращении ее должности, ей была предложена свободная на то время должность кладовщика, от которой К. отказалась, поэтому ее предупредили, что по окончании двухмесячного срока она будет уволена по п.1 ст.40 КЗоТ. Все действия были надлежащим образом задокументированы: работница подписала отказ от предложенной должности и предупреждение о предстоящем увольнении. Необходимо также отметить, что в данном случае работница К., которая к тому моменту находилась в предпенсионном возрасте, не сопротивлялась действиям администрации, поскольку фактически получала возможность досрочного выхода на пенсию, пользуясь ст.26 того же Закона о занятости населения. Следующим шагом молодого инспектора по кадрам было предупреждение районной службы занятости, поэтому в тот же день, 31.03.2000 г. в это учреждение был подан «Отчет о высвобождении работников» по форме № 4-ПН, заполненный с соблюдением требований приказа Госкомстата Украины № 244 от 06.07.1998 г.

31.05.2000 г. работница К. была уволена по п.1 ст.40 КЗоТ, а еще через два месяца на предприятии была проведена проверка по инициативе районного центра занятости, в ходе которой проверялся именно факт высвобождения работницы К. Было установлено, что предприятие не уведомило об этом службу занятости, как должно было сделать в течение десятидневного срока после увольнения. Последствием этого, на первый взгляд мелкого нарушения, стал штраф в размере заработной платы техника К. за весь год, предшествующий ее увольнению, а именно 1 834 грн.

Таким образом, в приведенном случае ООО «N» были нарушены требования пункта 5 статьи 20 Закона Украины «О занятости населения», в соответствии с которым «при высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе <…> сокращением численности или штата работников, предприятия, учреждения, организации, независимо от форм собственности, уведомляют об этом не позднее чем за два месяца в письменной форме государственную службу занятости, указывая основания и сроки высвобождения, наименования профессий, специальностей, квалификацию, размер оплаты труда, а в десятидневный срок после увольнения - списки фактически высвобожденных работников.

В случае неподачи или нарушения сроков подачи этих данных взимается штраф в размере годовой заработной платы за каждого уволенного работника».

Кроме вопросов, которые мы уже рассмотрели в этой статье, осложнением для предприятия может также стать недостаточно четкое оформление применения к работникам мер дисциплинарной ответственности.

Очевидной для всех специалистов является обязательная в таких случаях процедура, когда первым шагом становится фиксация факта нарушения в служебных или докладных записках соответствующих должностных лиц. Следующим необходимым этапом является получение объяснения от самого нарушителя, которое, в свою очередь, и дает администрации основание для издания приказа о применении соответствующей меры дисциплинарного воздействия.

В таких ситуациях возможны несколько вариантов недостатков в работе кадровой службы. Прежде всего, это отсутствие объяснений работника либо оформленного соответствующим образом отказа от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины, служебных обязанностей и т.д., как предпосылки для подготовки приказов о наказании.

Другой наиболее распространенной и типичной ошибкой (особенно это касается многих малых и средних фирм) является то, что среди локальных нормативных актов таких предприятий не существует документов, регламентирующих деятельность как предприятия в целом, так и его отдельных сотрудников. Таким образом, администрация делает попытку наказать за нарушения, которых фактически нет. Совершенно очевидно, что не могут быть применены меры дисциплинарной ответственности за опоздания на работу в случае, если работник, например, не был ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, в которых фиксируется время начала и окончания рабочего дня, или, что встречается довольно часто, когда на предприятии вообще не существует такого документа.

Так, приказом директора ООО «Х» начальник торгового отдела С. был уволен по п.3 ст.40 КЗоТ за систематическое неисполнение без уважительных причин своих служебных обязанностей. Не взирая на то, что ранее к этому работнику уже применялись меры дисциплинарного воздействия, о чем были изданы приказы о выговорах, кроме того, работник признал свою вину в объяснительных записках, такое увольнение не может быть признано законным, поскольку С. фактически не был ознакомлен со своими служебными обязанностями. На данном предприятии не существует разработанных для каждого работника должностных инструкций (действующее законодательство не требует этого от работодателя в обязательном порядке), также при приеме на работу с работником не заключался письменный трудовой договор с четким перечнем его должностных обязанностей.

Подытоживая сказанное, хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на несколько важных моментов, которые могут достаточно дорого стоить работодателю.

1.               В условиях социально ориентированного общества, когда государство уделяет все больше внимания соблюдению предприятиями трудового законодательства, необходимым становится не только знание базовых законодательных актов о труде, но и более глубокое и детальное изучение нормативных документов, регулирующих сферу трудовых правоотношений.

2.               Необходимо и важно уделять внимание не только четкому соблюдению норм трудового законодательства, а и процедуре их применения, надлежащему ведению кадрового делопроизводства и учета.

3.               Ситуация, когда предприятие, стремясь как можно больше оптимизировать систему документооборота, уменьшает количество на первый взгляд необязательных документов, может стать препятствием или сделать невозможным принятие важных кадровых решений.

Евгения Каляпина,

аналитик-консультант, бизнес-тренер компании „Бизнес-Сервис” (г.Одесса)

Статья опубликована в журнале «Праця і закон»,

 апрель 2005 г.

Перевод на русский язык осуществлен автором